Eliminar correos electrónicos duplicados en Outlook 2010 y 2013

Puede haber muchas razones por las que los correos electrónicos duplicados aparecen en Outlook. Aquí están las más comunes:

1. Múltiples copias del mismo correo electrónico de remitentes que intentan llamar su atención sobre el mismo boletín, evento, noticia, etc.
2. Una sincronización interrumpida o incorrecta entre diferentes dispositivos (ordenador portátil, computadora, dispositivo móvil, etc.). Esta es la razón más común. Por ejemplo, usted lee algunos correos electrónicos en su computadora portátil y en la computadora de su casa, y luego mueve los mensajes leídos a diferentes carpetas en cada dispositivo.
3. Los correos electrónicos duplicados pueden aparecer como resultado de algunos problemas con los servidores de correo, especialmente cuando la opción Dejar mensajes en la configuración del servidor está activada.
4. Reglas de Outlook mal configuradas para los correos electrónicos entrantes. Por ejemplo, cuando dos o más reglas de mover una copia a se aplican a ciertos mensajes entrantes.
5. Fusión de varios archivos .pst en uno solo.
6. El software antivirus puede crear correos electrónicos duplicados. Puede ser un efecto secundario intermitente, especialmente si se hace clic en el botón Enviar/Recibir con demasiada frecuencia.

Independientemente de la razón, las múltiples copias del mismo correo electrónico pueden causar cierta confusión. Además, esto puede ralentizar el dispositivo, ya que Outlook es una de las aplicaciones más complejas y con más recursos. Cuantos más correos electrónicos tenga, más memoria, espacio en disco y CPU consumirá.

Desafortunadamente, incluso la última versión de Outlook no ofrece ninguna herramienta incorporada que pueda eliminar los mensajes duplicados. Aún así, hay algunas soluciones alternativas:

NOTA: Nuestras recomendaciones se basan sólo en nuestras pruebas. No podemos garantizar que el software descrito a continuación funcione como se espera. Recomendamos encarecidamente hacer una copia de seguridad de todos sus correos electrónicos, antes de proceder a cualquier instalación. Siéntase libre de consultar esta guía.

1. Outlook Duplicate Items Remover, también conocido por la abreviatura ODIR. ODIR funciona en todas las versiones de Outlook desde Outlook 2000 hasta Outlook 2010. Aún no es compatible con Outlook 2013 y Outlook 2010 de 64 bits.

Es muy sencillo y fácil de usar. Todo lo que necesita es seleccionar una carpeta para comprobar si hay elementos duplicados y hacer clic en el botón Eliminar elementos duplicados:

Esta herramienta también puede buscar contactos, tareas, notas y elementos de calendario duplicados.

NOTA: El ODIR no borra realmente los duplicados. Crea una subcarpeta especial ODIR_Duplicate_Files en la carpeta seleccionada y mueve los duplicados encontrados allí. De esta manera, puede comprobar si todos los elementos son duplicados reales.

Una de las desventajas del plugin es la falta de ajustes para configurar los criterios de búsqueda. El plugin puede buscar duplicados sólo en la carpeta seleccionada. Las subcarpetas de la misma carpeta serán ignoradas. Por lo tanto, si tienes una estructura de carpetas de varios niveles y quieres escanear todas las carpetas en busca de duplicados, este plugin no será muy útil.

2. Desafortunadamente, no hay ninguna herramienta gratuita que pueda ser flexible en la configuración, fiable y rápida. Sin embargo, puedes considerar el Duplicate Email Remover.

Los desarrolladores del plugin ofrecen una versión de prueba gratuita de 30 días. Así que, al menos, puedes probar cómo funciona antes de comprarlo. Esta herramienta funciona con Outlook 2013, 2010, 2007, 2003 y 2002/XP.

Este plugin ofrece muchas opciones avanzadas, que no están disponibles en las herramientas gratuitas y que permiten buscar elementos duplicados en la carpeta especificada según los criterios y la prioridad que elijas:

Con Duplicate Email Remover necesitas elegir las carpetas que te gustaría revisar:

Con la versión de pago también es posible establecer una prioridad para las carpetas:

Si hay copias de un correo electrónico exacto en todas las carpetas que has seleccionado, el plugin dejará sólo un correo electrónico en la carpeta de mayor prioridad (la primera de la lista) y eliminará los elementos duplicados de las otras carpetas. Por ejemplo, si has seleccionado 3 carpetas para comprobar y los duplicados se encuentran en la 2ª y 3ª carpeta, el correo electrónico se dejará en la 2ª carpeta y se eliminará de la 3ª y así sucesivamente.

Otra característica importante y útil de este plugin es la posibilidad de elegir una acción que se aplicará a los correos electrónicos duplicados:

También puede especificar el período de tiempo aplicado a la acción elegida: a los mensajes de correo electrónico recibidos en los últimos días, semanas, meses o en cualquier momento:

Además, una opción muy útil es comparar los envíos de correo eligiendo el campo exacto. Se puede utilizar cuando se necesita encontrar correos electrónicos duplicados con pequeñas diferencias, como el nombre del remitente o la fecha y la hora en que se envió el correo electrónico. Por ejemplo, si a menudo recibes varias copias del mismo correo electrónico del mismo remitente, puedes desmarcar algunos campos irrelevantes para que sólo se guarde un correo de este tipo en tu bandeja de entrada y se eliminen todos los duplicados:

NOTA: el cuerpo del mensaje, el asunto y la dirección de correo electrónico del remitente no pueden ser desmarcados ya que son los campos principales por los que el Removedor de Duplicados detecta los duplicados.

Hay muchas otras herramientas de eliminación de duplicados (de pago y gratuitas), que se pueden encontrar fácilmente en Internet. Sin embargo, asegúrese de que son de un proveedor fiable y de confianza, se da preferencia a los socios de Microsoft y a los MVP. El uso de una herramienta poco fiable puede causar daños a su Outlook y a su ordenador.

¡Buenas noticias! Ya está todo listo.